O menu de notas fiscais é dividido em dois itens padrão: Notas Fiscais OK e Notas Fiscais Não Carregadas. Alguns recursos adicionais podem existir neste menu, dependendo da versão utilizada e customizações instaladas.
As notas fiscais podem ser atualizadas manualmente por arquivo .xls, .xml, .zip, ou de forma automática, onde o sistema recebe as notas através do sistema emissor da sua empresa, e as carrega automaticamente no sistema.
Notas Fiscais OK
O menu de notas fiscais OK apresenta uma listagem de todas as notas ativas do sistema, com seu status atual (AGUARDANDO PRÉ-COLETA, AGUARDANDO COLETA, EM TRÂNSITO, ENTREGUE, DEVOLVIDA E CANCELADA), alguns status podem variar, pois tomam como base o fluxo de operação de cada empresa. Os status são alterados automaticamente de acordo com as ações realizadas no sistema.
Todas as telas do L&Op contam com diversos filtros para otimizar as buscas, e botão para exportação dos dados filtrados.
Ao clicar no ícone de + , é possível visualizar todo o status resumido da nota, desde seu faturamento até a sua cobrança.
Ao rolar a página para a esquerda, para cada nota são exibidos três ícones, um para visualização do detalhamento da mesma, outro para a criação de devolução total ou parcial e outro para remoção da nota fiscal.
Por padrão o sistema só exibe o ícone de devolução para notas que foram coletadas, e não permite a exclusão de notas que estão entregues.
Notas Fiscais Não Carregadas
Uma nota fiscal pode não ser carregada por vários motivos, são eles:
1 – NOT LOADED – Erro no arquivo: onde não constam nome de cliente, ou transportador ou depósito de origem
2 – NOT LOADABLE – Erro no cadastro: onde não há produto ou rota cadastrada.
Para o caso 1, é possível editar a nota e atribuir manualmente a informação faltante.
Para o caso 2, é necessário cadastrar o produto ou rota faltante e refazer o upload da nota fiscal, nas versões mais recentes do LOP não é necessário subir a nota fiscal novamente, o sistema armazena os dados do XML e reprocessa após a correção.
Adicionais
Customizações disponíveis para o menu de notas fiscais:
– Composição de peso: ao buscar por uma nota, todos os pesos e valores referentes a mesma são desmembrados por produtos, facilitando o entendimento de como o sistema calculou o peso e valor da nota fiscal.
– Sales Order: é possível integrar pedidos às notas fiscais, tanto pelo sistema MSTI – Sales Order, ou manualmente, permitindo assim que o sistema monitore a performance de entrega – OTIF (on time in full).
Esta tela tem como ganho melhorar a qualidade do serviço prestado ao cliente pelas transportadoras contratadas, estabelecendo metas e melhorias para qualidade do serviço do transporte.
– Importações: é possível vincular qualquer informação que não esteja no .xml à uma nota fiscal, através de customizações. Ex: quantidade de pallets, shipment, informações adicionais, agendamentos.
O módulo de entregas é dividido entre os status logísticos utilizados na sua empresa, desde a coleta até a entrega da mercadoria. Alguns recursos adicionais podem existir neste menu, dependendo da versão utilizada e customizações instaladas.
Com a gestão das notas é possível realizar o acompanhamento do status dos transportes em tempo real, além de automatizar o processo de notificação aos clientes sobre as entregas. Isso ajuda a reduzir os custos com atendimento, reentregas e devoluções.
O sistema permite acompanhar de perto a situação dos pedidos por região, por data de coleta e entrega, por transportadora e analisar as ocorrências. Todos os dados podem ser integrados, mediante customizações a outras plataformas.
Aguardando Coleta
A tela de aguardando coleta exibe todas as notas que foram emitidas e recebidas no sistema, mas estão aguardando a confirmação da coleta pelo transportador.
O upload da coleta pode ser feito através de planilha .xls ou de NOTFIS caso sua empresa possua o sistema emitente.
Após o registro, o sistema calcula a previsão de entrega da mercadoria, com base no leadtime no cadastro de clientes.
IMPORTANTE: Certifique-se de baixar as coletas diariamente, uma coleta não baixada impacta diretamente na não subida do arquivo OCOREN (baixas de entrega).
Notas RETIRA e CANCELADAS são atualizadas no arquivo de coleta.
Aguardando Entrega
A tela de aguardando entrega exibe todas as notas que foram emitidas e recebidas no sistema e coletadas, mas estão aguardando a confirmação da entrega pelo transportador.
O upload da entrega para Brown Forman é feito automaticamente através da leitura dos arquivos OCOREN enviados pela transportadora ao email edibf@sistemas.msti.com.br.
Caso ocorra algum problema no arquivo, ou atraso na baixa de coletas, o arquivo OCOREN pode ser solicitado diretamente à transportadora e atualizado manualmente na tela de Aguardando Entrega.
O usuário pode optar também por preencher a planilha .xls e realizar o upload manual.
Indicadores: A tela possui indicadores visuais parametrizáveis, que permitem o acompanhamento das entregas e seus registros, monitorando o que está pendente ou entregue, seja dentro ou fora do prazo e exibindo os dias de atraso.
OCOREN: Este arquivo relaciona de forma resumida os procedimentos que estão sendo feitos na entrega da mercadoria, visando o controle de entrega dos sistemas, responsável por registrar ocorrências de transporte diversas. As ocorrências também podem ser inseridas individualmente de forma manual.
Agendamentos: Permite identificar os clientes que exigem agendamento e registrar as datas de cada entrega agendada e motivos do agendamento. Estas datas são refletidas nos indicadores de entrega.
Cliente prioritário: Permite identificar os clientes são prioritários através de indicadores, permitindo um melhor acompanhamento de quais entregas devem ser solucionadas com antecedência.
IMPORTANTE: Consulte sempre o LOG de erros na aba DELIVERIES -> LOGS
Entregues
A tela de aguardando entrega exibe todas as notas que foram emitidas e recebidas no sistema e entregues pelo transportador, exibindo a performance de entrega e possibilitando geração de relatórios.
Últimas Entregas
A tela de últimas entregas exibe um resumo de entregas por data e suas notas fiscais, é uma tela de consulta simples mas que permite customizações em indicadores e relatórios que atendam a necessidade de cada cliente.
IMPORTANTE: A tela de últimas entregas é um bom informativo para garantir que o robo de OCOREN está funcionando diariamente. Em caso de mais de um dia sem entregas, entre em contato com a equipe de suporte.
Reentregas
A tela de reentregas exibe uma relação de todas as reentregas realizadas em determinado período e permite o lançamento de novos registros de forma simples.
A base de reentregas pode ser exportada em planilha e auxilia no gerenciamento e otimização das entregas, já que esta representa custos adicionais de frete e atrasos para o cliente. O registro de uma reentrega também serve de validação para cobrança de fretes deste tipo.
O menu de cobrança abrange todos os tipos de cobrança de fretes, podendo ser customizado de acordo com a necessidade da sua empresa.
Contém auditoria de fretes assegurando que os valores estão de acordo com as tabelas negociadas, comparativo com as faturas e emissão do bordero.
O sistema opera automaticamente com EDIs no padrão Proceda, estabelecendo uma melhor comunicação entre embarcador e transportadora.
Auditoria de Fretes
A auditoria de frete é a atividade responsável pela conferência das faturas enviadas pelos transportadores — com a cobrança dos serviços que foram realizados em determinado período. O objetivo é identificar qualquer divergência que possa haver.
Os principais problemas que são encontrados na auditoria de fretes são:
- Erro no cálculo
Esse é um dos problemas mais comuns encontrados na auditoria de fretes. Nesse caso, a cobrança do frete pode vir tanto maior quanto menor do que o correto, e o principal problema disso é que a transportadora ou sua empresa podem arcar com prejuízos financeiros.
Nesses casos, a falha deve ser sinalizada e a fatura deve ser enviada novamente para que o prestador do serviço faça a correção e envie o documento com os valores corretos para o pagamento.
- Cobrança em duplicidade
Já nesse caso, a transportadora envia a cobrança de um mesmo serviço duas vezes para a empresa. O motivo disso pode ser a falta de um controle rigoroso sobre as cobranças já enviadas.
A consequência, assim como no caso do erro no cálculo, é prejuízo financeiro para sua empresa, que pode acabar pagando um valor maior do que o devido.
- Problemas com as tabelas de frete
O processo de criar e implementar tabelas de frete já é bastante complexo, principalmente pelo fato de as transportadoras usarem variáveis diferentes para formar o preço do serviço de transporte.
O problema surge quando, por algum motivo, essas tabelas apresentam falhas e realizam um cálculo incorreto. Nesse caso, existem duas situações:
– a transportadora pode fazer uma cobrança errada;
– a empresa pode ter problemas para realizar a auditoria de fretes — haja vista que, com os dados imprecisos, impossibilita uma conferência exata dos valores repassados.
Esta é uma das adversidades mais graves, já que pode levar bastante tempo até que a inconsistência seja identificada e mais tempo ainda para corrigi-la e solucionar a situação.
- Cobrança de serviços que não foram prestados
Este também é um problema bem comum no que diz respeito à auditoria de fretes: a cobrança de serviços que não foram prestados. Ele pode surgir em decorrência de uma falha na transportadora em organizar as cobranças.
Caso haja dúvidas a respeito de determinada fatura, o ideal é retornar a cobrança para o prestador de serviços responsável e solicitar o comprovante de entrega referente ao transporte que está sendo cobrado.
Registro de CTES no sistema
A tela de auditoria é parametrizável e totalmente flexível para atender qualquer tipo de cobranças e taxas. O sistema acusa qualquer divergência que ultrapasse a margem aceita pela sua empresa.
Os valores são calculados com base nas tabelas de frete cadastradas, e são comparados taxa a taxa.
O arquivo esperado na tela de conferência (Freight Conference) é o arquivo CONEMB.
No sistema da Brown Forman, existe uma página própria para subir arquivos da Solística e outra página própria para subir arquivos da Transmagna.
IMPORTANTE – Um arquivo conemb pode não subir por alguns fatores como: falta de nota fiscal no sistema ou falta de rota.
Registro de FATURAS no sistema
A tela de cobrança (Freight Billing) faz a amarração de CTES que já subiram por meio dos arquivos CONEMBS com os dados da fatura contidos no DOCCOB. A tela é única para ambas as transportadoras.
Após subir os arquivos DOCCOBS clique no botão Generate Bordereaux para emitir o comparativo da fatura.
IMPORTANTE – Uma fatura pode não subir no sistema por falta de algum cte. Faturas que não sobem no sistema, tem seu frete provisionado na simulação.
Em teoria o valor calculado pelo sistema (tabelas de frete) deve ser idêntico ao valor cobrado pela transportadora. Porém algumas vezes estes valores podem variar nos seguintes casos:
- Cobrança indevida pela transportadora (valor a maior): neste caso o pdf deve ser salvo e enviado à transportadora solicitando a composição do frete. Caso identificado que a cobrança realmente está divergente, a transportadora deverá emitir nova fatura (incluindo arquivos conembs e doccobs) ou conceder desconto nas próximas cobranças.
- Tipo de cte informado com erro no arquivo (valor a menor): nos casos em que a transportadora não aplica a sigla de frete complementar e o arquivo é gerado com a sigla padrão de entrega (N).
Neste caso o sistema pode provisionar um valor a maior (pois considera uma entrega) e a transportadora enviar um valor menor (pois se refere apenas a uma taxa complementar). - Peso divergente no sistema ou na fatura: neste caso o valor pode variar para maior ou menor. Arredondamentos de pesos ou erros no cadastro de produto influem diretamente no frete.
- Parâmetros variáveis não identificados ou não infomados: a tabela de frete é alterada apenas quando ocorre uma nova negociação, porém parâmetros cadastados no cliente como TDE, TDA, TAG, carro dedicado, podem variar e influenciam diretamente nos fretes.
IMPORTANTE: Valores divergentes por algum dos motivos acima podem ser justificados e aprovados. Em caso de dúvidas entre em contato com o suporte técnico e a transportadora.
O módulo de relatórios permite concentrar e exibir informações sobre sobre períodos de tempo e resultado de determinados processos, permitindo serem utilizados como base para tomada de decisão e de forma estratégica.
Entre os relatórios oferecidos pelo L&Op, podemos destacar:
Relatório de performance, relatório de custos, relatório de devolução, relatório de acompanhamento de coleta, relatório de acompanhamento de entrega, relatório de devolução com árvore de perda, relatório de fretes. Os relatórios são consolidados por região, estado, canal de vendas de cliente, depósito de origem, transportadora entre outros.
Desenvolvemos relatórios com filtros customizados de acordo com as necessidades da sua empresa.
Além dos relatórios, o L&Op conta com um dashboard contendo os principais KPI’s logísticos como: coletas no prazo, entregas no prazo, pedidos completos e no prazo (OTIF), custo de transporte, índice de ocorrências e também permite a customização de KPI’s personalizados de acordo com o negócio.
KPIs (Key Performance Indicator) ou Indicadores-Chaves de Desempenho são métricas que permitem avaliar a eficiência e gestão de uma empresa. Por meio dos KPIs, todos os funcionários conhecem e tornam-se envolvidos na missão da corporação, a fim de alinhar os esforços em torno das estratégias estabelecidas por seus superiores.
O módulo de simulação permite provisionar o valor de fretes de determinado período ou exibir o valor real do frete pago, caso a cobrança já exista no sistema. O cálculo é feito com base nas tabelas de frete e variáveis de peso/ volume, valor da mercadoria, distância/ roteiro/ pedágios, impostos, seguros, taxas e outras variáveis, permitindo assim a análise dos resultados e identificar formas de reduzir custos.
O sistema também conta com o comparativo de fretes, que permite simular o envio de uma mesma carga e destino por transportadoras diferentes, visando a redução de custos.
IMPORTANTE: Ao relizar o fechamento comparando a planilha logística com o simulador, tenha atenção nos seguintes pontos:
1) Verifique a aba erros da simulação para garantir que não exista algum erro (falta ou duplicidade de rota, peso não comportado pelos carros). Uma nota com erro não aparece no simulador, causando distorção nos fretes.
2) O simulador utiliza como parâmetro a data da nota fiscal, e não do CTE.
Ao comparar com a provisão de fretes gerada manualmente, certifique-se de não incluir notas de outros meses na planilha manual.
3) O simulador somente simula o valor da entrega, fretes complementares só são contabilizados após a atualização da fatura em sistema.
Os seguintes itens sempre devem ser monitorados no sistema para garantir seu pleno funcionamento.
Segue sugestão de periodicidade:
1) Análise e atualização das Tabelas de Frete
Atualizar sempre após qualquer mudança de BID.
Verificar possíveis rotas (exceções) que não foram contempladas na tabela inicial, e causam pendência em fretes.
2) Atualização das Coletas
Atualização diária.
3) Análise dos Ocorens enviados
Análise diária.
4) Análise dos Conembs e Testes
Análise semanal.
5) Análise dos DocCobs e Testes
Análise semanal.
6) Análise de Simulação
Análise semanal.