- 25 de setembro de 2020
Conheça as principais soluções para melhorar a rotina e a produtividade nas organizações
No ecossistema de empresas consideradas startups, a tecnologia tem papel fundamental na construção de negócios inovadores, ágeis e escaláveis. Porém, isso não significa que empresas que não são consideradas startups não possam se beneficiar também dos avanços tecnológicos para aprimorar os seus processos e atender melhor os seus clientes.
Com um mercado cada vez mais competitivo, é fundamental que todas as empresas busquem soluções inovadoras para melhorar o seu desempenho. Nesse sentido, a tecnologia oferece uma grande variedade de recursos capazes de tornar os processos da companhia mais eficientes e econômicos. A todo o momento, surgem novas necessidades de adequar a rotina da empresa ao mercado e os gestores devem ficar sempre atentos às oportunidades de melhorias. Não basta ter uma boa ideia ou investir apenas nas áreas de produção e vendas, é preciso que toda a rotina corporativa funcione bem. Por isso, neste artigo, você irá saber quais são as vantagens de apostar na tecnologia para otimizar os processos da sua empresa.
O que é a otimização de processos
A otimização de processos é a análise de todos os procedimentos realizados para o funcionamento de uma organização e a busca por soluções que os tornem mais eficientes, geralmente por meio da tecnologia. Um software de computador é um bom exemplo de solução para otimização de processos, uma vez que pode ser capaz de desempenhar automaticamente tarefas que eram realizadas de forma manual, o que evita falhas e confere agilidade.
A otimização de processos simplifica, organiza e agiliza atividades, resultando em redução de custos. A proposta consiste em substituir metodologias ultrapassadas e burocráticas por soluções inovadoras, proporcionando um incremento da eficiência organizacional. As máquinas tem um papel importante na otimização devido à sua capacidade de lidar com grandes volumes de dados com rapidez.
A automação é capaz de otimizar todo tipo de tarefa, das mais simples às mais complexas. Sistemas automatizados são muito mais eficientes para desempenhar tarefas como elaboração de relatórios, preenchimento de planilhas e realização de controle financeiro, por exemplo. Ações que, com o auxílio da tecnologia, se tornam mais dinâmicas e exigem um esforço mínimo.
Como implementar
Por mais que os gestores entendam a importância da otimização de processos, nem sempre eles sabem como implementá-la no dia a dia da empresa. Uma boa dica é começar pelo mapeamento dos processos da companhia. Ao entender como funciona cada atividade da empresa e como elas interagem entre si, é possível identificar gargalos, com o objetivo de escolher os recursos mais apropriados para a otimização.
ERP
Com os pontos de atenção mapeados, é hora de escolher soluções inteligentes para saná-los. Uma das maneiras mais rápidas e acessíveis de otimizar os processos é por meio de um sistema de gestão empresarial (ERP), um software que apresenta diversas funcionalidades, como agendamento de atividades, monitoramento de desempenho, integração de setores, automação de procedimentos e geração de relatórios. O ERP é o sistema responsável por centralizar a gestão de diferentes setores, como financeiro, contábil, suprimentos e RH. O seu uso permite relacionar informações de domínios variados para as mais diversas finalidades.
Internet das Coisas
Outro conceito que vem ganhando força quando o assunto é tecnologia nas empresas é a Internet das Coisas. Por meio da internet, essa inovação potencializa a interconexão de praticamente tudo que está envolvido no processo produtivo, como o maquinário de uma indústria, por exemplo. Assim, os gestores passam a ter acesso a todas as informações sobre a produção de maneira antecipada, o que permite identificar a necessidade de manutenção, corrigir falhas e evitar perdas.
Comunicação e muito mais
Softwares de comunicação unificada também são muito valiosos na otimização de processos. Ao concentrar videoconferências, e-mails e mensagens instantâneas em uma única plataforma, a rotina de trabalho fica muito mais prática. Essa solução também facilita o compartilhamento de informações e o backup de dados. Além da comunicação, também é possível adotar ferramentas que auxiliem na gestão do tempo, na organização de tarefas e no atendimento ao cliente.
Ao encontrar a tecnologia mais indicada para a sua empresa, é fundamental qualificar a equipe para atuar de acordo com os novos processos. Uma mão de obra qualificada e motivada para mudanças contribui para o sucesso da otimização.
Principais vantagens
A automatização de processos e tarefas resulta em mais produtividade e menos desperdício de recursos. Com o emprego da tecnologia, é possível aumentar a velocidade da produção e da execução de tarefas, além de economizar com materiais e mão de obra. A otimização nas áreas de marketing e vendas, com foco em inteligência de mercado, contribuem diretamente para maior atração e retenção de clientes. Quem investe em tecnologia e tem um olhar estratégico direcionado para o futuro, garante a longevidade da empresa e possibilita uma maior competitividade no mercado.